Scrisoarea de intenție care deschide ușile angajatorilor

Cât mai contează scrisoarea de intenţie? * Structura unei scrisori de intenție * Trucuri și recomandări de la specialist pentru redactarea unei scrisori de intenție

Cât mai contează scrisoarea de intenţie în 2024?

În contextul actual al pieței muncii, când procesele de recrutare se fac în viteză, scrisoarea de intenție nu mai are aceeași greutate ca acum câțiva ani.

Leonard Rizoiu, HR expert, spune că multe companii au acum baze de date (ATS - aplicant tracking system) unde se păstrează doar informațiile relevante din CV-urile candidaților. „Când se pornește un proces de recrutare, se folosește un sistem de filtrare. De exemplu: contabil, limba engleză, minimum 3 luni experiență. Se pun aceste filtre, iar sistemul generează automat o listă mai lungă de candidați. Apoi se folosesc alte filtre pentru a restrânge cercul (ex. industrie specifică, caracteristici cerute de angajator etc.)". În tot acest proces, expertul în HR a observat că scrisoarea de intenție este inutilă. Dar mai există joburi, chiar dacă mai puține, unde se cere în mod expres această scrisoare: de exemplu, ai nevoie de ea când te angajezi în sectorul public administrativ (la stat carevasăzică) sau dacă urmează să lucrezi cu fonduri structurale (fonduri europene, granturi).

La rândul său, Gabriel Chicioreanu, consilier în managementul carierei, crede că nu e totuși momentul să considerăm scrisoarea de intenție complet inutilă şi să-i punem cruce. „Dacă este bine structurată și personalizată în funcție de locul de muncă dorit, o scrisoare de intenție (denumită şi scrisoare de motivație) poate deschide rapid ușa angajatorului", transmite specialistul.

Cum trimiți scrisoarea de intenție?

Dacă urmează să treci printr-un proces de recrutare tip  „dosar cu șină", cum sunt cele din domeniul public, depui scrisoarea de intenție dimpreună cu copiile după diplome și/sau certificate de absolvire, cu poza ta, cu referințe și ce mai trebuie acolo la dosar. 

Dacă dorești să te angajezi la privat, Gabriel Chicioreanu recomandă ca scrisoarea de intenție să fie chiar textul e-mailului care însoțește CV-ul. Consilierul în carieră spune că angajatorii nu prea sunt interesați de e-mailurile în care nu există nimic altceva decât documentul din attachment. „CV-ul e ceva tehnic, pe când scrisoarea aceea din corpul mailului dă, de fapt, viață aplicației tale, scoate în evidență motivația și personalitatea ta, arată cine ești tu și de ce trimiți CV-ul alăturat."

Cum arată o scrisoare de intenție convingătoare?

Scrisoarea de intenție trebuie să fie scurtă și într-o formă de adresare directă. Îi spui angajatorului care sunt motivele pentru care îți cauți un (nou) loc de muncă, justificând în ce măsură cererea ta este în concordanță cu parcursul profesional.

Un lucru cert este că scrisoarea de intenție trebuie să fie sinceră, la fel ca CV-ul tău. „Este important că un candidat să nu-și... înflorească abilitățile, competențele, realizările, căci va fi descoperit la interviu, iar în acel moment se descalifică", explică Gabriel Chicioreanu.

Spune NU „modelelor"!

Un alt lucru extrem de important pentru angajatori este ca scrisoarea de intenție să nu fie una tip șablon (în care să schimbi doar numele tău și al persoanei căreia îi e adresată) copiată de pe Internet sau, mai nou, generată de inteligența artificială (s-au văzut cazuri), ci să fie personalizată pentru compania în cauză și postul vizat.

„Scrisoarea de intenție impresionează angajatorul doar atunci când datele din ea corespund cât mai exact cu ceea ce caută acesta, cu ce solicită în anunțul de angajare", mai spune specialistul. De asemenea, ai grijă că detaliile despre tine „să se pupe" cu abilitățile și obiectivele prezentate în CV.

Îți arătăm mai jos care este...

Structura unei scrisori de intenție

1. VOI: Aici faci referire la companie, nominalizezi persoana căreia îi adresezi scrisoarea de intenție și datele referitoare la postul vizat (scrii exact pentru ce post candidezi și cum ai aflat despre el). Cum epoca lui „În atenția Domnului Director" a apus, îți recomandăm să faci un pic de muncă de detectiv ca să afli cum se numește angajatorul sau recrutorul căruia îi adresezi scrisoarea de intenție, precum și date despre companie (cifra de afaceri, valori). Poți folosi Google, LinkedIn etc. pentru a te documenta. Dacă nu reușești să afli niciun nume, adresează-te simplu cu „Stimată Doamnă/ Stimat Domn".

2. EU: Această parte îți este dedicată și aici poți trece propriile competențe și calități esențiale, motivația ta. Nu lua cu copy-paste tot ce ai scris în CV, ci fă o conexiune între pregătirea ta și ce caută angajatorul. Ține minte că din scrisoare trebuie să reiasă că știi să faci lucrurile enumerate în anunțul de angajare (de exemplu, nu scrie „sunt absolvent al școlii/facultății X", ci „sunt calificat în domeniul X");

3. NOI: În această secțiune este nevoie să arăți ce plus valoare poți aduce proiectelor companiei. Nu scrie cât de minunat ești, ci descrie la ce rezultate puteți ajunge tu și angajatorul împreună. 

4. CONTACT: La final menționezi datele tale de contact (numărul de telefon, adresa de email, cont de LinkedIn etc.) și îți arăți disponibilitatea de a te întâlni cu angajatorul/recrutorul în cadrul unui interviu pentru a discuta mai multe.

Trucuri și recomandări pentru redactarea scrisorii de intenție

• Scrisoarea trebuie să fie de maximum o pagină A4 (6-7 fraze construite simplu sunt suficiente). Gândește-te că angajatorul oricum are multe pe cap, așa că nu va avea nici timp, nici răbdare să citească o scrisoare de intenție prea lungă... pentru că nu ai avut tu timp să scrii una mai scurtă, vorba lui Blaise Pascal.
• Nu intra în detalii prea personale, nu vorbi despre pasiuni, hobby-uri dacă acestea nu au legătură cu postul dorit și nu emite păreri despre foștii angajatori sau despre concurență.
• Evită termenii-clișeu (ex. „proactiv” sau „persoană dinamică”). În locul lor scrie rezultatele concrete, cifrele obținute (ex. „Am crescut vânzările/traficul la fostul angajator cu X% în Y săptămâni/luni").
• Folosește cât mai multe cuvinte din vocabularul de bază, iar termenii tehnici sau sofisticați lasă-i pentru CV;
• Utilizează verbe de acțiune (ex. a crea, a contabiliza, a îmbunătăți, a cerceta, a evalua, a ghida, a lansa, a redacta). Acestea îi sugerează angajatorului că nu doar zici, ci și faci.
• Solicitările legate de salariu, programul de lucru sau beneficiile extrasalariale nu se trec în scrisoarea de intenție, ci se discută la interviu;
• Alege un font clasic atunci când o redactezi, de preferință Times New Roman sau Arial, nu Comic Sans. Apropo de Comic Sans...
• Tonul glumeț nu are ce căuta în scrisoarea de intenție, căci vorbim despre un document oficial totuși. Unde mai pui că poți da peste un recrutor care ori nu are simțul umorului, ori nu are chef de glume în ziua aia.
• Dacă ai peste 50 de ani, include în scrisoarea de intenție exemple care dovedesc capacitatea ta de a învăța lucruri noi, de a te adapta unor contexte diferite și pune accent pe realizările tale din trecut.
• Dacă ești tânăr și nu ai experiență, trimite scrisoarea de intenție companiilor care au programe de internship. Menționează că ești la început de drum, dar că ești dispus să înveți, să te adaptezi cerințelor. Pune accent pe ce ai studiat în școală precum și pe competențele digitale și lingvistice care au legătură cu domeniul în care vrei să muncești.
• Recitește scrisoarea și verifică să fie corectă din punct de vedere gramatical, nu o trimite imediat. Sau roagă pe altcineva să o citească și să îți semnaleze eventualele erori.